Veel ondernemers zien dat er iets mogelijk is met AI, maar niet welke toepassing hun eigen bedrijf verder helpt. Begin daarom bij het werk van deze week: waar gaan de uren in zitten en waar wacht een klant te lang op antwoord.

Waar een eerste project meestal op stukloopt

De vraag is te breed gesteld, niemand weet wat de kwaliteit van de gegevens is, of medewerkers zien de oplossing pas als hij bijna klaar is. En soms gaat AI aan het werk op iets dat met een koppeling tussen twee systemen sneller opgelost was.

Houd het eerste project klein genoeg dat je het in één gesprek kunt uitleggen. Dan weet je ook waar je een maand later naar moet kijken.

Zeven stappen naar een eerste toepassing

  1. Begin bij het werk waar iedereen over klaagt

    Zoek het werk dat uren kost, vaak fout gaat of klanten laat wachten. Zo'n knelpunt geeft meer richting dan de wens om iets met AI te doen.

  2. Schrijf op hoe het nu gaat

    Wie krijgt welke informatie, waar wordt iets overgetypt, welke uitzonderingen zijn er en wie hakt de knoop door.

  3. Ruim eerst op

    Schrap stappen die niemand mist en maak van afwijkende gewoontes één afspraak. Techniek versterkt een goed proces en vergroot de rommel in een slecht proces.

  4. Kies de eenvoudigste oplossing die het aankan

    Soms is het een aanpassing in het proces, soms een koppeling, soms een gewone automatisering. Niet iedere kans vraagt een AI-agent.

  5. Leg vast wie waarover gaat

    Welke gegevens gebruikt de oplossing, wie mag erbij, wie kijkt de uitkomst na en wat gebeurt er als de oplossing twijfelt.

  6. Laat de mensen die het werk doen ermee testen

    Eén afgebakend proces, echte gevallen. Verzamel de uitzonderingen die naar boven komen en verbeter die voordat je verder gaat.

  7. Kijk na een paar weken wat het opleverde

    Zet tijd, fouten en doorlooptijd naast de oude situatie. Voeg pas een tweede toepassing toe als de eerste in het dagelijkse werk overeind blijft.

Een goede eerste toepassing komt vaak voor en kan weinig kapotmaken

Denk aan het uitlezen van aanvragen die per mail binnenkomen, het samenvatten van werkbonnen of het zoeken in een vaste set werkinstructies.

Kies liever iets dat tientallen keren per week gebeurt dan een zeldzaam geval waarmee een demo mooi staat. Bij veel herhalingen merk je snel waar het misgaat.

Wie moet er vanaf het begin bij zitten?

De medewerker die het werk elke dag doet, de eigenaar van het proces en iemand die over de systemen of de gegevens gaat. Gaan er persoonsgegevens in mee, dan hoort daar iemand bij die over privacy en beveiliging kan meebeslissen.

Medewerkers kennen de uitzonderingen die in geen enkele procesbeschrijving staan: de klant die alles telefonisch doorgeeft, de vestiging met een eigen formulier. Daar valt of staat het mee.