"Alles zit in Excel" hoor ik bij bedrijven met een man of tien tot vijftig. Zolang dezelfde klant op twee plekken staat, heb je twee versies. Digitale automatisering begint als dat gegeven één plek krijgt en iemand die plek bijhoudt.

Wat een spreadsheet-proces in de praktijk doet

Een spreadsheet voelt flexibel. Je opent hem, past een kolom aan en deelt hem door. Voor een klein team dat net begint is dat vaak genoeg. Het wordt lastig wanneer hetzelfde feit op meerdere plekken leeft.

In gesprekken met eigenaren en MT van bedrijven met zo'n tien tot vijftig mensen hoor ik het zo: "We zijn al digitaal. Alles zit in Excel." De klant staat in het CRM, nog eens in de offertelijst, en opnieuw in het weekoverzicht van de planner. Iemand wijzigt een status in het ene bestand en vergeet het andere. Een collega maakt een kopie "voor zekerheid", en vanaf dat moment bestaan er twee waarheden. Niemand beheert het bestand, en iedereen gebruikt het. Gaat er iets mis, dan vraagt iemand welke versie klopt.

Spreadsheets zijn gemaakt om te rekenen en te verkennen. Een proces dat door meerdere mensen loopt, heeft één bron nodig. Zolang die ontbreekt, blijft digitale automatisering van processen steken in handmatig bijwerken.

Waarom digitale automatisering op Excel de chaos sneller maakt

Zet je een koppeling op zo'n spreadsheet, dan gaan de fouten sneller door.

Een status die in drie bestanden moet kloppen, moet dat na de koppeling ook. Niemand merkt het meteen als ergens een regel achterblijft. Een kolom die iedereen net anders invult, gaat zo de volgende stap in. Eerst was je een half uur aan het zoeken. Daarna neemt de volgende stap de verkeerde regel over.

Dat speelt vooral als het volume groeit. Bij tien controles of tien offertes per maand red je het met discipline en een geheugensteun. Bij een veelvoud daarvan houdt harder werken het niet bij. Een automatisering op dezelfde losse bestanden maakt de druk groter.

Bij Kascontrole moesten dezelfde gegevens op meerdere plekken terechtkomen voordat er iets vanzelf ging. De winst kwam toen die gegevens een vaste plek kregen. Een extra werkblad liet de dubbele invoer staan.

Digitaliseren is meer dan van papier af

Van papier naar scherm is een eerste stap. Daarna kun je aanwijzen waar een gegeven leeft en wie het wijzigt. Zonder dat blijft het handwerk, alleen op een scherm.

Het voorspelbare deel mag niet afhangen van wie het bestand toevallig open heeft. De volgorde waarin je dat aanpakt staat in bedrijfsprocessen digitaliseren. Dit stuk gaat over de valkuil ervoor: je denkt die treden al achter de rug te hebben, omdat het papier weg is.

Hoe je ziet of je nog in het tussenstadium zit

Je hoeft er geen onderzoek voor op te zetten. Een paar vragen uit het werk van deze week zijn genoeg.

Wordt dezelfde status of hetzelfde klantgegeven in meer dan één bestand bijgehouden? Dan houden mensen de bestanden met de hand gelijk.

Is er iemand die "even" de export klaarzet voordat die de deur uit mag? Dan hangt het proces aan die persoon.

Bestaat er een bestand waarvan niemand meer weet wie de laatste versie beheert? Zonder eigenaar kun je niets betrouwbaar koppelen.

Is een van die antwoorden ja, kies dan eerst welk feit één vaste plek krijgt. Voor een berekening of een verkenning is een spreadsheet genoeg. Zodra collega's er gegevens aan elkaar doorgeven, heb je die vaste plek nodig.

Wat je deze week kunt doen

Pak één proces dat wekelijks terugkomt en waarvan iedereen een spreadsheet "het systeem" noemt. Schrijf op welke feiten daarin staan die ook ergens anders staan. Meestal zie je binnen een kwartier de dubbele regels.

Kies daarna één feit dat voortaan op één plek leeft. Een status of een klantnummer. Spreek af wie die plek bijhoudt. Pas als dat in het dagelijkse werk overeind blijft, heeft een gesprek over koppelingen zin.

Excel is toch ook digitaal?

Een spreadsheet is digitaal, want er komt geen papier meer aan te pas. Het proces is gedigitaliseerd als gegevens een vaste plek hebben en de volgende stap niet meer aan meerdere bestanden hangt. Zolang dezelfde regel op drie plekken moet kloppen, of niemand het bestand beheert, stuurt een koppeling de foute versie alleen sneller door.

Wanneer gaan vaste stappen vanzelf?

Vaste stappen gaan vanzelf als de gegevens kloppen en op één plek staan. Dat is digitale automatisering. Een status zet dan door, of een bevestiging vertrekt zonder dat iemand het dossier natypt. Een koppeling heeft pas zin als het proces die ene bron aankan.