Martijn controleert de administratie van VvE's. Elke controle kostte hem daarna nog een half uur: gegevens overzetten, bestanden hernoemen, mails opstellen.
Die afhandeling kost nu vijf minuten. Hij doet het dubbele aantal controles met dezelfde bezetting.
Ik zit nu een stuk relaxter achter mijn computer, zelfs nu de omzet met 33% stijgt.
Hoe het ervoor stond
Alles stond in spreadsheets, en dat ging goed zolang het aantal controles klein bleef.
Een half uur natypen per controle is te overzien bij tien controles per maand. Met tweehonderd extra controles op de planning is dat niet meer met harder werken op te lossen.
De controle zelf duurde even lang als altijd. Het waren de handelingen eromheen die opliepen: dezelfde gegevens moesten op drie plekken terechtkomen.
Wat we gebouwd hebben
We begonnen bij de gegevens zelf. Pas toen die op orde waren, kwam de automatisering erbovenop.
De gegevens verhuisden van Google Sheets naar Postgres, zodat zoeken en koppelen niet meer op een spreadsheet stuklopen.
Workflows in n8n maken de documenten op, versturen de mails en houden bij hoeveel werk er in de pijplijn zit.
Een fout komt direct binnen, zodat een vastgelopen controle niet pas bij de volgende opvalt.
Wat het opleverde
Zelf beginnen?
In de Kansencheck lopen we in twee uur door je processen. Daarna weet je of hier tijd te halen valt, en of dat via een database, een koppeling of iets eenvoudigers gaat.
