Praktische toepassing
Facturen gaan dagen eerder de deur uit en kantoor hoeft niet meer te bellen om te vragen wat er gebeurd is.
Uren en materialen gaan op de bon, en op kantoor gaat dat nog een keer het systeem in. Wat er precies gebeurd is, staat in twee regels.
Herkenbaar probleem
Je monteurs werken de hele dag buiten en schrijven hun uren, materialen en bevindingen op de werkbon, in de app op hun telefoon of in een berichtje aan de planner. Op kantoor wordt dat overgetypt om te kunnen factureren. Wat er precies is gebeurd staat vaak in twee regels, dus bij een vraag van de klant moet iemand gaan bellen.
Een servicebedrijf met twaalf monteurs verzamelde de bonnen op vrijdagmiddag om ze maandag over te typen. Werk uit week één werd zo pas in week twee gefactureerd. Doordat er per bon vaak nog vragen waren, liep een deel nog verder achter.
Mogelijke route
Buiten één keer invoeren, kantoor hoeft niets meer over te typen en je factureert dagen eerder.
Uren en materialen komen direct in het systeem waarin je factureert, gekoppeld aan de juiste opdracht.
Voor de inhoud van de bon helpt AI met samenvatten: van losse aantekeningen en foto's naar een verslag dat de planner en de klant kunnen lezen. De monteur controleert dat verslag voordat het weggaat, want die was erbij.
Menselijke regie
De monteur bepaalt wat er in het verslag komt en of de planner iets meteen moet weten.
Een extra opdracht die ter plekke wordt afgesproken, of een installatie waar de monteur zich zorgen over maakt: dat hoort in een gesprek met de planner. Het systeem regelt de uren en de materialen.
Veelgestelde vragen
Nee. Uren en materialen komen direct in het systeem waarin je factureert, gekoppeld aan de juiste opdracht. Buiten wordt één keer ingevoerd.
Een extra opdracht die ter plekke wordt afgesproken, of een installatie waar de monteur zich zorgen over maakt, hoort in een gesprek met de planner. Het systeem regelt de administratie, niet dat gesprek. De monteur bepaalt zelf wat er in het verslag komt.
Dagen eerder. Een servicebedrijf met twaalf monteurs verzamelde de bonnen op vrijdagmiddag om ze maandag over te typen; werk uit week één werd zo pas in week twee gefactureerd.
Jouw eerste stap
In de Kansencheck lopen we de weg van de werkbon naar de factuur na. Blijkt de tijd elders te blijven liggen, dan zeggen we dat.
