De informatie is er meestal wel, alleen op de verkeerde plek: in een appje, op een foto, in het hoofd van degene die er die dag was. Het gaat er niet om alles in een systeem te krijgen, maar om de drie overdrachtsmomenten waar het misgaat.
De drie plekken waar het blijft hangen
-
Onderweg vastgelegd
Een foto, een appje, een aantekening op een bon. Het bestaat, maar niet op een plek waar iemand anders het gaat zoeken.
-
Op kantoor overgetypt
Iemand zet over wat er van buiten binnenkomt. Daar sluipen fouten in, en het gebeurt pas als diegene er tijd voor heeft.
-
Tussen vestigingen
Twee locaties doen hetzelfde werk net anders. Zolang niemand ze naast elkaar legt, valt dat niet op, en het maakt elk systeem eroverheen wankel.
De derde is de vervelendste, omdat hij pas zichtbaar wordt als je iets gaat automatiseren. Dan blijkt dat er niet een werkwijze is maar twee, en moet er eerst iemand kiezen.
Wat je regelt, in deze volgorde
Kies een plek waar het thuishoort. Niet noodzakelijk een nieuw systeem; vaak is dat het systeem dat je al hebt. Zolang iedereen dezelfde plek noemt, is de belangrijkste stap gezet.
Zorg dat het van buiten meteen aankomt. Wie buiten staat moet het in een handeling kwijt kunnen, op een telefoon, met natte handen. Lukt dat niet, dan wordt het toch weer een appje.
Haal de overtypstap eruit. Dit is meestal het punt waar de meeste tijd in zit, en waar een koppeling of een AI-stap die een bon of werkbon uitleest het verschil maakt. Wat dat opleverde op de plek waar we het gemeten hebben, lees je in waar de tijdwinst zit.
Leg de vestigingen naast elkaar. Waar ze verschillen, kies je er een. Dat is een gesprek van een uur en het voorkomt dat je twee varianten moet bouwen. Welke processen zich daarna het eerst lenen, staat in welke processen je het eerst automatiseert.
Wat je hiermee wint is niet alleen tijd. Het scheelt vooral de vragen over en weer: waar staat dat, heb jij het al gedaan, was jij daar vorige week.