Praktische toepassing
Documenten zijn binnen een dag verwerkt in plaats van binnen een week, en je vindt ze terug bij de juiste klant of het juiste project.
Dit is een voorbeeld. Wat het bij jou wordt, hangt af van je eigen proces en de systemen die je al gebruikt.
Iemand typt de gegevens van inkoopfacturen en pakbonnen over in de boekhouding en zoekt uit bij welk project ze horen.
Herkenbaar probleem
Inkoopfacturen, pakbonnen en contracten komen binnen als PDF, als foto of gewoon in de mail. Iemand typt de gegevens over in het boekhoudpakket, zoekt uit bij welk project het hoort en legt het document ergens neer waar het later weer terug te vinden is. Elke week opnieuw, en aan het eind van een periode het hardst.
Een installatiebedrijf ontvangt zo'n vierhonderd inkoopfacturen per maand van vijftien vaste leveranciers. De administratie was daar twee dagen per week aan kwijt en liep in drukke maanden achter, waardoor betaalkortingen misliepen. Na het inlezen en koppelen blijft alleen de controle van afwijkende facturen over.
Mogelijke route
Documenten zijn binnen een dag verwerkt en niemand typt nog gegevens over.
We laten binnenkomende documenten automatisch inlezen en de gegevens eruit halen die je nodig hebt: leverancier, bedrag, factuurnummer, datum en projectcode. Dat uitlezen is waar een groot deel van de tijdwinst zit. Die gegevens gaan rechtstreeks naar je boekhouding of je ERP, met het document eraan gekoppeld. Of dit de stroom is die het meeste tijd kost, blijkt in de Kansencheck.
Wat het systeem zeker weet, gaat door. Twijfelt het over een bedrag of een projectcode, dan komt de factuur in een controlelijst en kijkt iemand er nog naar.
Menselijke regie
De administratie beslist over de facturen die afwijken en zet de betaling in gang.
Een bedrag dat niet klopt met de bestelling of een factuur die voor de tweede keer binnenkomt: daar kijkt iemand naar. De rest gaat door.
Veelgestelde vragen
Wat het systeem zeker weet, gaat door. Twijfelt het over een bedrag of een projectcode, dan komt de factuur in een controlelijst en kijkt iemand er nog naar. Een bedrag dat niet klopt met de bestelling of een factuur die voor de tweede keer binnenkomt, gaat dezelfde weg.
Nee. De gegevens gaan rechtstreeks naar de boekhouding of het ERP waar je nu in werkt, met het document eraan gekoppeld.
Ja. Inkoopfacturen, pakbonnen en contracten komen binnen als PDF, als foto of gewoon in de mail. Die worden alle drie ingelezen, waarna leverancier, bedrag, factuurnummer, datum en projectcode eruit gehaald worden.
Documenten zijn binnen een dag verwerkt in plaats van binnen een week, en je vindt ze terug bij de juiste klant of het juiste project.
Jouw eerste stap
In de Kansencheck kijken we waar in je administratie de meeste tijd in gaat zitten. Misschien is dat de factuurstroom, misschien iets anders.
