Wat een systeem kan overnemen valt in drie soorten uiteen: sorteren, uitlezen en vooruitkijken. Alleen de laatste twee vragen om AI. In de praktijk zit de grootste winst vaak in het deel dat helemaal geen AI nodig heeft.

Drie dingen die overgenomen kunnen worden

  1. Sorteren

    Binnenkomende post, mail of aanvragen op de juiste stapel leggen en bij de juiste persoon krijgen. Vaak kan dit op vaste regels, soms is er taal voor nodig.

  2. Uitlezen

    De gegevens uit een document halen dat er elke keer anders uitziet. Een bedrag, een ordernummer, de vraag in een lange mailwisseling. Hier komt AI in beeld.

  3. Vooruitkijken

    Op basis van wat er eerder gebeurde inschatten wat er komt. Welke aanvraag haast heeft, wanneer iets opraakt. Vraagt genoeg historie om op te bouwen.

Alleen de tweede en de derde vragen echt om AI. Sorteren gaat vaak op een vaste regel, en dat is goedkoper en beter uit te leggen. Waar die grens ligt, staat in AI of gewone automatisering.

Waar het in de praktijk op neerkomt

Deze vier komen we het vaakst tegen. Ze zitten allemaal op een plek waar informatie van de ene kant naar de andere moet.

  • Facturen en documenten. Uitlezen wat erin staat, controleren of het klopt, en klaarzetten in plaats van overtypen. Een medewerker kijkt naar wat afwijkt.

  • Klantaanvragen opvolgen. Een aanvraag lezen, beoordelen wat het is en bij de juiste persoon leggen, zodat er dezelfde dag iets terugkomt in plaats van na een week.

  • Buitendienst en kantoor. Wat buiten wordt vastgelegd komt binnen aan zonder dat iemand het op kantoor nog eens invoert.

  • Kennis en werkinstructies. Antwoord geven uit je eigen handleidingen, zodat niemand het aan de collega hoeft te vragen die net op vakantie is.

Wat het opleverde, op de plek waar we het gemeten hebben

Kascontrole controleert de administratie van VvE's. Niet de controle zelf kostte tijd, maar de afhandeling erna: gegevens overzetten, bestanden hernoemen, mails opstellen. Een half uur per controle, met tweehonderd extra controles op de planning.

De gegevens gingen eerst van spreadsheets naar een echte database. Daarna gingen de documenten en de mails vanzelf, met een melding zodra er iets vastliep. Zo'n traject over de hele keten heet bij ons procesoptimalisatie.

Voor Na
30 minuten afhandeling per controle 5 minuten
Capaciteit vast zonder iemand aan te nemen Capaciteit verdubbeld, geen extra bezetting
Administratie kostte ruim 580 uur per jaar Die uren gaan naar controles

In het eerste kwartaal na oplevering steeg de omzet met 33 procent. Het hele verhaal staat bij de cases.

Die cijfers komen van de gegevens op orde brengen en het klikwerk weghalen, en niet van AI. Dat kwam er later bij, toen er iets stond om op te bouwen. Het is vaker zo dan het woord AI doet vermoeden: de eerste winst zit in het overtypen, niet in het lezen.

Wat je van ons niet krijgt

Percentages die voor jouw bedrijf zouden gelden. Die circuleren volop, maar ze zeggen niets zolang niemand weet hoe jouw proces er nu bij staat. Wat een half uur natypen per keer oplevert, hangt af van hoe vaak dat gebeurt en van wat er nu misgaat. Wat een traject wel kost, staat in wat het kost om een proces te automatiseren.

Wat we wel doen is vooraf afspreken wat we meten: uren per week, het aantal fouten, de doorlooptijd, of hoe lang een klant op antwoord wacht. Dan is achteraf te zien of het gelukt is, in plaats van dat het een gevoel blijft.