Praktische toepassing
Je weet van elke aanvraag wie eraan werkt en hoe lang die er ligt. De eerste reactie gaat binnen enkele uren de deur uit en er raakt niets meer kwijt tussen de kanalen.
Dit speelt vooral als er meerdere mensen aanvragen oppakken en niemand het hele lijstje ziet.
Herkenbaar probleem
Aanvragen komen binnen via het formulier op je site, via de mail, via WhatsApp en soms gewoon telefonisch. Ze belanden bij verschillende mensen, en wie er iets mee doet hangt af van wie er die dag tijd heeft. Een deel blijft liggen, en je merkt het pas als de klant belt of al ergens anders heeft getekend.
Een bouwbedrijf met drie vestigingen kreeg offerteaanvragen binnen op vier verschillende adressen. Niemand wist hoeveel er per week binnenkwamen en hoeveel er nooit beantwoord werden. Toen alles op één plek kwam, bleek een op de zes aanvragen nooit een reactie te hebben gehad.
Mogelijke route
De eerste reactie gaat binnen enkele uren de deur uit, en je ziet van elke aanvraag wie eraan werkt.
We brengen alle aanvragen samen op één plek, ongeacht waar ze binnenkomen. Elke aanvraag krijgt een eigenaar, een status en een termijn waarbinnen er iets moet gebeuren.
Waar het kan bereiden we de reactie voor: een ontvangstbevestiging die klopt, de klantgegevens er al bij gezocht, en bij standaardvragen een concept-antwoord dat je collega alleen nog hoeft te controleren. Het versturen doet een collega zelf, zodat er geen antwoord de deur uit gaat dat niemand gelezen heeft.
Menselijke regie
Een aanvraag beantwoorden is meer dan de gegevens erbij zoeken.
Wie de aanvraag oppakt, vindt de voorbereiding klaarstaan en beslist zelf wat er verstuurd wordt. Of een aanvraag interessant is en tegen welke prijs, dat weet iemand die de klant kent.
Veelgestelde vragen
Nee. We bereiden de reactie voor, maar het versturen doet een collega zelf. Zo gaat er geen antwoord de deur uit dat niemand gelezen heeft.
Ja. Alle aanvragen komen samen op één plek, ongeacht via welk kanaal ze binnenkwamen. Elke aanvraag krijgt een eigenaar, een status en een termijn waarbinnen er iets moet gebeuren.
Dat blijft bij je collega. Wie de aanvraag oppakt, vindt de voorbereiding klaarstaan en beslist zelf wat er verstuurd wordt. Of een aanvraag interessant is en tegen welke prijs, weet iemand die de klant kent.
Je weet van elke aanvraag wie eraan werkt en hoe lang die er ligt, en de eerste reactie gaat binnen enkele uren de deur uit. Bij een bouwbedrijf met drie vestigingen bleek na het samenvoegen dat een op de zes aanvragen nooit een reactie had gehad.
Jouw eerste stap
In de Kansencheck brengen we in beeld hoeveel aanvragen er nu binnenkomen, langs welke kanalen dat gaat en wat er ligt te wachten.
