Praktische toepassing
Cijfers uit alle vestigingen zijn zonder handwerk te vergelijken en werk gaat van de ene locatie naar de andere zonder overleg over de vorm. Een nieuwe vestiging sluit aan op wat er al staat.
Dit is een voorbeeld. Wat het bij jou wordt, hangt af van je eigen proces en de systemen die je al gebruikt.
Dit speelt bij bedrijven die zijn gegroeid door overnames of door een tweede locatie te openen.
Herkenbaar probleem
Iedere vestiging is in de loop van de jaren een eigen kant op gegroeid. Dezelfde klant heet op de ene locatie anders dan op de andere, een werkbon ziet er per vestiging anders uit en de cijfers sluiten niet op elkaar aan. Zodra werk van de ene vestiging naar de andere gaat of er één overzicht moet komen, gaat de tijd zitten in het gelijktrekken.
Een technisch dienstverlener met vier vestigingen sloot elke maand af met een eigen overzicht per locatie, dat op het hoofdkantoor met de hand werd samengevoegd. Dat kostte een paar dagen en de uitkomst sloot nooit helemaal aan op de administratie. Sinds de benamingen gelijk zijn en de overdracht automatisch loopt, komt de maandrapportage uit één bron.
Mogelijke route
Werk loopt van de ene vestiging naar de andere zonder dat iemand het overtypt, en de cijfers sluiten op elkaar aan.
We lopen eerst per locatie het proces door: welke stappen, welke bestanden, welke benamingen. Dezelfde klant die per locatie anders heet, hoort bij de gegevens die eerst op orde moeten zijn. Sommige verschillen zijn er alleen maar in geslopen. Andere hebben een reden, omdat een vestiging andere klanten of andere machines heeft. Die laatste laten we staan.
Daarna trekken we de benamingen en de vaste processtappen gelijk: één klantnaam, één indeling van de werkbon. De overdracht tussen de systemen van de vestigingen laten we automatisch lopen, zodat er geen bestand meer per mail heen en weer gaat. Over de keten tussen locaties is dat een traject Procesoptimalisatie.
Menselijke regie
Dit werkt alleen als de vestigingen zelf meekijken.
We lopen de lijst met verschillen door met de mensen die er dagelijks mee werken, en zij zeggen per punt wat er blijft. Wat op een locatie een goede reden heeft blijft zoals het is, ook als de rapportage daar wat lastiger van wordt.
Veelgestelde vragen
Nee. Niet elk verschil tussen vestigingen is een probleem. Sommige zijn er alleen maar in geslopen, andere hebben een reden. We lopen de lijst met verschillen door met de mensen die er dagelijks mee werken, en zij zeggen per punt wat er blijft.
De benamingen en de vaste processtappen: één klantnaam, één indeling van de werkbon. De overdracht tussen de systemen van de vestigingen laten we automatisch lopen.
Nee, het gelijktrekken hoeft niet in één keer. In de Kansencheck gaan we per locatie na welke stap anders gaat en waar dat bij de overdracht tijd kost.
Jouw eerste stap
In de Kansencheck gaan we per locatie na welke stap anders gaat en waar dat bij de overdracht tijd kost.
