Alleen de gegevens die de automatisering aanraakt hoeven te kloppen. De rest mag blijven zoals het is. Dat verschil bepaalt of je een middag bezig bent of een half jaar.
Hoe je ziet dat er iets niet klopt
Je hoeft er geen onderzoek voor te doen. De signalen komen bijna altijd uit het werk zelf.
Dezelfde klant staat er twee keer in, net anders geschreven.
Een veld dat iedereen anders invult, of dat de helft leeg laat.
Een export die iemand elke maand met de hand bijwerkt voordat hij hem doorstuurt.
Een spreadsheet die tussen twee systemen in hangt en waar niemand de eigenaar van is.
Dat laatste is het duidelijkste teken. Zo een bestand bestaat omdat de twee systemen niet met elkaar praten, en het is meestal precies de plek waar de automatisering moet komen.
Wat wel en niet hoeft te kloppen
De rechterkolom is groter dan mensen verwachten. Een opruimactie die alles wil meenemen, komt zelden af. Een die alleen de linkerkolom pakt, is meestal binnen een paar dagen klaar.
Opruimen zonder er een project van te maken
Pak vijftig echte gevallen erbij. Niet de hele database, gewoon de laatste vijftig. Daarin zie je binnen een uur welke velden rommelig zijn en welke niet.
Spreek af hoe het voortaan gaat. Als twee collega's hetzelfde veld anders invullen, is dat geen fout maar een ontbrekende afspraak. Die afspraak maken kost een gesprek. Hoe je dat gesprek voert zonder dat het over de techniek gaat, staat in hoe je collega's meekrijgt.
Repareer alleen wat je nodig hebt. Het oude archief mag rommelig blijven. Wat vanaf nu binnenkomt volgt de afspraak, en dat is genoeg om op te bouwen.
Sla je dit over, dan werkt de automatisering wel, alleen met dezelfde fouten erin en dan sneller. Dat is het enige echte risico: niet dat het misgaat, maar dat het onopgemerkt goed lijkt te gaan. In welke volgorde vastleggen, overnemen en AI aan de beurt zijn, staat in een proces digitaliseren.