Digitale processen automatiseren: zo pakken wij het aan
Gepubliceerd op 24 April 2025 door Remco Snoeren
Loop je vast op dubbele invoer, onnodige wachttijden of fouten die telkens terugkeren? Je bent niet de enige. Veel middelgrote tech- en productiebedrijven willen sneller schalen, maar blokkeren zichzelf met versnipperde tools en handmatig werk. Bij Flow sync laten we zien hoe je stap voor stap digitale processen automatiseert – van eerste schets tot live workflow. Zo houd jij tijd over om aan groei te werken, niet aan brandjes blussen.
1. Waarom digitale procesautomatisering nú belangrijk is
Verhoogde klantverwachtingen – responstijden worden in minuten gemeten, niet in dagen.
Krappe arbeidsmarkt – hetzelfde werk met minder mensen vraagt om slimme workflows.
Data-gedreven beslissingen – geautomatiseerde processen leveren directe KPI-feeds voor dashboards.
Quick takeaways
Saaie, repetitieve taken kosten je team tot 30 % van hun tijd.
Automatisering verbetert traceerbaarheid: elke stap wordt automatisch gelogd.
Begin klein; een goed ingerichte pilot betaalt zichzelf vaak binnen drie maanden terug.
2. Stap 1 – Samen het proces in kaart brengen
2.1 Workshop: visueel en interactief
Wij starten altijd met één-dagdeel workshops met key-users. In een combinatie van SIPOC-schema en swimlane-diagram plotten we de huidige (“as-is”) situatie.
Tips voor jou:
Betrek front-office én IT – zo voorkom je eiland-oplossingen.
Hou het visueel – gebruik post-its of Miro; beelden blijven hangen.
Kies drie kern-KPI’s – bijvoorbeeld doorlooptijd, foutpercentage, klanttevredenheid.
3. Stap 2 – Workflow helder uitschrijven
3.1 BPMN-light: begrijpelijk voor iedereen
We vertalen de ruwe proceskaart naar een “to-be” workflow in BPMN-light. Geen overkill aan symbolen, wél vijf vaste bouwstenen:
Trigger – Wat start het proces?
Actor – Wie voert de stap uit of keurt goed?
Beslispunt – Eenvoudige ja/nee-knopen houden het helder.
Datastroom – Welke gegevens gaan mee, waar worden ze opgeslagen?
Exception-pad – Wat als iets mislukt of afwijkt?
Quick takeaways
Teken elke stap op één regel; voorkom “spaghetti-pijlen”.
Gebruik werkwoorden in de tegenwoordige tijd: “Genereer factuur” i.p.v. “Factuur gegenereerd”.
Valideer het model live met gebruikers; ontdek onduidelijkheden meteen.
4. Stap 3 – Slim implementeren en itereren
4.1 MVP-plus-aanpak
We bouwen eerst een Minimal Viable Process: alleen de essentiële stappen. Na een korte testfase breiden we modulair uit. Zo voorkom je maandenlange “big-bang”-trajecten.
4.2 No-/low-code-versnellers
Platformen zoals Microsoft Power Automate, Make.com of Zapier laten ons in dagen integraties leggen tussen ERP, CRM en e-mail. De IT-afdeling bewaart governance; wij leveren de processen.
4.3 Meet & tweak
Elke twee weken draaien we een KPI-dash uit (doorlooptijd, foutpercentage, user adoption). Kleine aanpassingen worden direct doorgevoerd; zo blijft het systeem synchroon met de werkvloer.
5. Mini-case: van handmatig ticketing naar self-service-portal
Situatie
Een scale-up in IoT-hardware verwerkte klantvragen via één gedeelde mailbox. Tickets raakten zoek en de responstijd liep op.
Aanpak (stap 1-3):
Proces in kaart → onnodige CC-stappen geschrapt.
Workflow uitgeschreven → trigger = “mail binnen”, actor = “support-agent”.
Implementatie in een low-code-portal → automatische ticketnummers en statusupdates.
Resultaat
Binnen drie maanden gebruikte > 90 % van de klanten de portal. Het team besteedt nu tijd aan inhoudelijke support in plaats van mail-management. (Specifieke cijfers worden later toegevoegd zodra beschikbaar.)
6. Conclusie & volgende stap
Automatisering is geen doel op zich, maar een middel om efficiënter te werken, fouten te verminderen en schaalvergroting mogelijk te maken. Door samen je processen te visualiseren, helder uit te schrijven en slim te implementeren, creëer je een robuuste workflow die meegroeit met je business.
👉 Benieuwd hoe dit eruitziet voor jouw organisatie? Plan een gratis proces-scan en ontdek binnen een uur waar jouw grootste quick wins liggen.