ChatGPT is sterk voor eenmalig werk aan je eigen bureau: schrijven, samenvatten, meedenken. Het houdt op zodra iets elke week moet gebeuren, ergens moet landen, of gegevens raakt die niet in een chatvenster horen.

Waar het goed in is

  • Een eerste versie schrijven van iets waar je tegenop ziet. Een mail, een offertetekst, een uitleg voor een klant.

  • Een lange mailwisseling of een document terugbrengen tot waar het over gaat.

  • Meedenken over een aanpak, of doorvragen tot je scherp hebt wat je eigenlijk wilt.

  • Iets uitleggen dat buiten je vak ligt, zodat je het gesprek erover kunt voeren.

Wat die vier gemeen hebben: jij bent erbij, jij leest het na, en het gaat om een keer. Daar is het gereedschap voor gemaakt.

Waar het ophoudt

  1. Als het elke week moet

    Dezelfde vraag steeds opnieuw intypen is werk dat je erbij hebt gekregen. Zodra iets een gewoonte wordt, hoort het in een proces te zitten en niet in een chatvenster.

  2. Als het ergens moet landen

    Een antwoord dat je daarna zelf overtypt in je boekhouding of je CRM, is nog steeds handwerk. De winst zit in de koppeling, niet in het antwoord.

  3. Als er gegevens in gaan

    Klantgegevens, personeelsdossiers, contracten. Bij een gratis of persoonlijk account weet je niet waar dat blijft. Zakelijke afspraken bestaan, maar dan moet je ze wel hebben.

Die derde is de belangrijkste en de minst zichtbare. Er is meestal niemand die het verbiedt, en niemand die het bijhoudt. Spreek af wat er wel en niet in mag, en zorg dat er een zakelijke omgeving is zodat het antwoord niet nee hoeft te zijn.

Wat je dan wel doet

Zodra iets terugkomt, verhuist het van het chatvenster naar het proces. Dezelfde techniek zit eronder, maar hij haalt zijn invoer nu ergens vandaan en zet het resultaat ergens neer, zonder dat iemand ertussen zit te kopiëren. Welke stap daarvoor eerst gezet moet zijn, lees je in een proces digitaliseren.

Een handige vuistregel: houd een week bij waarvoor je het opent. Wat er twee of drie keer tussen staat, is een kandidaat. De rest mag blijven zoals het is. Welke vorm dat dan wordt, staat in agent, chatbot of automatisering.