Je hebt geen datawetenschapper nodig, geen IT-afdeling en geen nieuw systeem. Wat je wel nodig hebt is iemand die het proces echt kent, gegevens die ergens vastliggen, en iemand die knopen kan doorhakken.

Wat je niet nodig hebt

  1. Een datawetenschapper. Voor het werk waar het in het mkb over gaat, zoals documenten uitlezen of aanvragen sorteren, bestaan kant-en-klare diensten. Er wordt niets getraind wat nog niet bestaat.

  2. Een IT-afdeling. Wel iemand die weet welke systemen je gebruikt en wie er over de wachtwoorden gaat. Vaak is dat de eigenaar zelf of de externe partij die je systemen beheert.

  3. Een berg data. Voorspellen vraagt om historie, maar uitlezen en sorteren niet. Daar is een handvol voorbeelden genoeg om te zien of het werkt.

  4. Een nieuw systeem. Meestal bouwen we ernaast en niet eroverheen. Je boekhouding, je CRM en je planning blijven wat ze zijn.

Wat je wel nodig hebt

  1. Iemand die het proces kent

    Niet hoe het hoort te gaan, maar hoe het echt gaat. Dat is bijna altijd degene die het dagelijks doet, en zelden degene die het heeft bedacht.

  2. Gegevens die ergens vastliggen

    Digitaal en terug te vinden. Zit het nog op papier of in iemands hoofd, dan is dat de eerste stap, en die kost meestal minder tijd dan gevreesd.

  3. Iemand die beslist

    Wat er gebeurt bij twijfelgevallen, wie meekijkt, en wanneer je stopt als het niet werkt. Zonder dat blijft een proef eindeloos doorlopen.

Die derde is degene die het vaakst ontbreekt. Techniek loopt zelden vast, besluiten wel. Hoeveel er van je gegevens moet kloppen voordat je begint, staat in wat wel en niet op orde hoeft te zijn.

Is mijn bedrijf hier te klein voor?

Zelden. Wat telt is niet hoeveel mensen je hebt, maar hoe vaak iets terugkomt. Een handeling van tien minuten die vijftig keer per week gebeurt, is meer waard om aan te pakken dan een klus van een halve dag die twee keer per jaar langskomt.

Kleine bedrijven hebben daarbij een voordeel dat grote missen: er zijn geen zeven mensen die eerst moeten instemmen. Je kunt maandag beslissen en dinsdag beginnen. Hoe die eerste weken eruitzien, lees je in beginnen met AI in het mkb.

En onze gegevens?

Dat is de vraag die het vaakst pas achteraf wordt gesteld, en die hoort vooraf. Leg vast welke gegevens de oplossing te zien krijgt, waar ze verwerkt worden, en wat er gebeurt als de samenwerking stopt. Wat je verder vastlegt en wat je je leverancier vraagt, staat in welke regels je raken.

Vraag ook of er met jouw gegevens iets getraind wordt. Bij de meeste zakelijke diensten is dat niet zo, maar het staat lang niet altijd zichtbaar in de voorwaarden. Het antwoord hoort op papier te staan en niet in een gesprek.