Hoeveel je moet regelen hangt aan twee dingen: of er persoonsgegevens meelopen, en of er iets besloten wordt dat een mens raakt. Bij het meeste procesautomatiseringswerk in het mkb is het antwoord op allebei nee, en blijft het bij goed vastleggen wat waar staat.
Drie vragen die de rest bepalen
-
Lopen er persoonsgegevens mee?
Namen, adressen, e-mail, personeelsgegevens. Zodra dat zo is, gelden de gewone privacyregels en moet je kunnen zeggen waar die gegevens staan en wie erbij kan.
-
Wordt er iets besloten over een mens?
Een sollicitant beoordelen, een aanvraag afwijzen, iemand beoordelen op prestaties. Daar stellen de Europese regels zwaardere eisen, en daar hoort een mens tussen te zitten.
-
Hangt er veiligheid van af?
Machines, installaties, medische of financiële beslissingen. Dan is het geen procesautomatisering meer maar een traject met eigen eisen, en hoort er specialistisch advies bij.
Bij het werk waar dit artikel over gaat, zoals facturen uitlezen of aanvragen doorzetten, is het antwoord op de tweede en derde meestal nee. Dan blijft de eerste over, en die is goed te regelen. Welk werk dat is, staat in welke processen je het eerst automatiseert.
Wat je vastlegt voordat je begint
Welke gegevens de oplossing te zien krijgt. Vaak minder dan je denkt. Een systeem dat bedragen uit een factuur haalt, hoeft geen klantenbestand te kunnen inzien.
Waar ze verwerkt worden. Op je eigen server, bij je leverancier, of bij een dienst daarachter. Dat laatste wordt het vaakst vergeten.
Wie meekijkt bij welke uitkomst. Bij een factuur die de deur uitgaat wil je iemand die tekent. Bij een intern label ligt dat anders. Hoe je die controle inricht zonder dat hij het werk ophoudt, staat in menselijke controle bij AI.
Wat er gebeurt als de samenwerking stopt. Blijft het draaien, en kun je erbij? Kun je je gegevens meenemen? Dat hoort in de afspraak te staan en niet in een gesprek.
Of er met jouw gegevens iets getraind wordt. Bij de meeste zakelijke diensten gebeurt dat niet, maar het staat lang niet altijd zichtbaar in de voorwaarden.
Wat je aan een leverancier vraagt
Welke onderdelen van jullie oplossing zijn van anderen, en waar draaien die?
Kan ik terugzien wat er is gebeurd als iemand daarnaar vraagt?
Wat gebeurt er als jullie ermee stoppen?
Staat dit op papier of vertel je het me nu?
Een leverancier die deze vier vlot beantwoordt, heeft erover nagedacht. Een die eromheen praat, ook, alleen anders.
Waar dit stuk ophoudt
Dit is geen juridisch advies, en de regels rond AI zijn de afgelopen jaren blijven bewegen. Wat hierboven staat gaat over wat je zelf kunt regelen en vastleggen, en dat verandert niet met een wetswijziging.
Gaat het bij jou wel om beslissingen over mensen of om veiligheid, laat het dan toetsen door iemand die daarin thuis is. Dat is geen vertragingstactiek: het scheelt achteraf een traject overdoen.