Als het werk verandert, wil je collega weten waar hij nog van is. Laat de mensen die het werk doen opschrijven hoe het nu gaat, en laat ze de uitkomst beoordelen voordat het aanstaat.

Drie vragen voor je iets aanzet

  1. Ben ik straks nog nodig?

    De vraag die zelden hardop wordt gesteld en altijd meespeelt. Als je hem niet beantwoordt, beantwoordt iedereen hem zelf, meestal ongunstiger dan je bedoelt.

  2. Wie krijgt de schuld als het misgaat?

    Een systeem dat een voorstel doet en een mens die tekent, betekent dat de mens tekent. Dat moet je hardop zeggen, en er moet iets tegenover staan.

  3. Word ik hiermee gecontroleerd?

    Alles wat een systeem doet wordt gelogd. Zeg vooraf waar die logging voor is en waarvoor niet, en houd je daaraan.

Die drie komen ook terug als het gesprek over de planning of de inbox lijkt te gaan. De demo is dan al geweest. Wat nog openstaat is of hij maandagochtend nog dezelfde taken heeft.

Wat er met het werk gebeurt

Per stap bepaal je wat de techniek overneemt en wat bij de mens blijft. Het overtypen mag weg, net als het najagen van een bijlage die steeds zoek is, en een veld dat iemand elke keer opnieuw intypt. De prijs spreekt degene die het werk kent nog zelf af. Hij staat de klant ook zelf te woord. Of een uitzondering door mag, beslist diezelfde persoon. De techniek zet de gegevens alvast naast elkaar, zodat hij niet eerst hoeft te zoeken.

Schrijf die grens op voordat er iets aan gaat. Jij belt als het boven de 2.000 euro zit, de rest gaat door. Pas het bedrag aan op de grens die jullie al gebruiken.

De logging hoort in hetzelfde gesprek. Wat een systeem doet blijft bewaard, zodat je een order of een factuur later kunt naspelen als een klant vraagt wat er gebeurd is. Spreek af wie die log mag inzien. Doen jullie dat niet, dan neemt de werkvloer aan dat je bijhoudt wie hoeveel heeft doorgezet.

Wat wel werkt

  1. Laat hen opschrijven hoe het nu gaat. Niet jij, en niet een adviseur. Wie het dagelijks doet, weet waar de uitzonderingen zitten. Schrijven zij het op, dan is het daarna hun lijst: mist er een uitzondering, dan weten ze dat zelf. Hoeveel van de gegevens daarbij op orde moet zijn, staat in wat wel en niet op orde hoeft te zijn.

  2. Begin bij het werk waar ze zelf over klagen. Automatiseer eerst iets dat niemand leuk vindt. De eerste keer dat het draait, valt het overtypen of het najagen weg. Waar dat werk meestal zit, staat in waar de tijdwinst zit. Diezelfde keuze staat vooraan in het stappenplan voor een eerste AI-toepassing.

  3. Laat ze de uitkomst beoordelen voordat het aanstaat. Pak de gevallen van vorige week. Zet ernaast wat het systeem gedaan zou hebben, en laat degene die het werk doet de foute eruit halen. Er wordt nog niets weggeschreven naar de klant of de boekhouding.

  4. Spreek af wat er met de vrijgekomen tijd gebeurt. Als dat onduidelijk blijft, vult iedereen het zelf in. Zeg of het naar ander werk gaat, naar minder overwerk, of naar meer volume.

Wat het het vaakst laat stranden

  • Het aankondigen als iets dat al besloten is. Dan praat iedereen over de aankondiging, en over het werk zelf komt die week niets meer.

  • Beginnen bij het werk van degene die het meest tegenstribbelt. Begin bij iemand die er zin in heeft; de rest volgt als het werkt.

  • Niets doen met wat er in de proefweek uitkomt. Als de opmerkingen nergens toe leiden, komt er de volgende keer niets meer.

  • Het team meenemen in een aparte bijeenkomst terwijl de inrichting al af is. Dan valt er niets meer te veranderen, en praat je over de uitnodiging.

Mensen accepteren een systeem dat ze hebben helpen inrichten en waarvan ze weten waar de grens ligt. Dat zijn een paar gesprekken vooraf. Zonder die gesprekken blijft het systeem staan en gaat het werk eromheen.